اهداف وظایف روابط عمومی :
۱ – شرح وظایف روابط عمومی
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکارعمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال میشود . بیتردید ، این وظیفه در قالب مجموعهای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که میتوان آنها را تحت عناوین ارتباطات ، امور فرهنگی و نمایشگاهها ، انتشارات ، سنجش افکار , پژوهش و برنامهریزی دستهبندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف میپردازیم .
۱ ـ ارتباطات
– سیاستگذاری ، برنامهریزی و کاربرد شیوه ها و برنامههای مناسب برای انعکاس اهداف ، سیاستها ، فعالیتها ، برنامهها و مواضع سازمان به مخاطبان ، رسانهها و جامعه .
– گردآوری ، جمعبندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم ، نخبگان و رسانهها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارائه آن به مدیریت .
– تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان ، مدیران و همیت سازمانی و زمینهسازی برای برقراری ارتباطات بین آنان .
– تکریم از ارباب رجوع و آموزش کارکنان در انجام فعالیت های ارتباطی با ارباب رجوع
– عضویت و شرکت در جلسههای مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها ، خط مشیها ، برنامهها و روند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهماییها و جلسهها .
– تدوین” تقویم جامع ارتباطات سازمانی ”در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی ، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی .
– تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان .
– برنامهریزی و اطلاعرسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی .
– تدوین برنامه سالانه مصاحبههای مسئولان سازمان با مطبوعات ، متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی .
– تهیه و تنظیم اطلاعات پایهای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف .
– ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات ، رادیو ، تلویزیون و خبرگزاریها و بهرهبرداری بهینه از آنها برای اطلاعرسانی به مردم .
۲ـ امور فرهنگی و نمایشگاهها
– مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان .
– پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه .
– تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی- تبلیغی در ساختمانها و محوطهها .
– مدیریت نمایشگاهها (سالانه ، دایمی و …) در خارج و داخل سازمان .
– طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها ).
– تهیه ، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان .
– راهاندازی اتاق انتظارات سازمان .
– تولید و سفارش ساخت آگهیهای تلویزیونی و فیلم های مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازیسازمان .
۳ ـ انتشارات
– تدوین کتب ، جزوهها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان .
– گردآوری و نشر اطلاعات ، اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها ، فعالیتها ، طرحها و برنامهها ، باشیوهها و قالبهای مؤثر و مناسب .
– تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی .
– انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی .
۴ ـ سنجش افکار
– تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت .
– نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانهها و دستگاه ها از یکسو و مدیران و کارکنان ازسوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت .
– سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راه کارهای مناسب به مدیریت .
– طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه مؤثرتر در بهبود جریان امور سازمان .
۵ ـ پژوهش و برنامهریزی
– تهیه گزارشهای عملکرد دورهای از فعالیتهای روابط عمومی .
– نوآوری ، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی .
– نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامهها و فعالیتهای آتی .
– طراحی و برنامهریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان ، مردم ، دستگاهها ، مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد
۶ – تبلیغات
– طراحی و چاب انواع تبلیغات محیطی اعم از: بنر, پلاکارد, پوستر,استند,بروشورو تراکت
– طراحی پانل های نمایشگاهی
– طراحی و چاب پاپ آپ و کانترهای نمایشگاهی
۷- سمعی بصری
– تصویربرداری از کلیه مراسم ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
– عکاسی از مراسم ها , جشن ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
– تدوین و تهیه کلیپ , تیزر و …
-ارشیو عکس و تصاویر
-تهیه گزارش تصویری
-ارائه گزارشات مصور به مناسبت های مختلف
– ضبط برنامه های خبری و مصاحبه های رادیو و تلویزیونی